Kebijakan Privasi Aplikasi HRIS
Aplikasi Kepegawaian — Makanja Factory
1. Pengantar
Aplikasi HRIS Mobile Makanja Factory ("Aplikasi HRIS") adalah perangkat lunak internal khusus karyawan Makanja Factory untuk absensi, jadwal kerja, pengajuan cuti, dan melihat slip gaji. Akun dibuat oleh perusahaan, bukan didaftarkan sendiri. Kebijakan ini menjelaskan data apa yang dikirim aplikasi dari perangkat Anda, untuk apa, dan siapa yang dapat melihatnya.
2. Data Kepegawaian
Nama, nomor induk, jabatan, penempatan, jadwal, saldo cuti, dan slip gaji Anda berasal dari sistem kepegawaian perusahaan dan hanya ditampilkan di aplikasi. Yang dikirim aplikasi dari perangkat Anda hanya kredensial login serta data absensi dan pengajuan cuti yang dijelaskan di bawah.
3. Swafoto Absensi (Kamera)
Setiap kali absen masuk atau pulang, Anda wajib mengambil swafoto dengan kamera depan sebagai bukti bahwa Anda sendiri yang absen. Foto tidak bisa dipilih dari galeri, dan aplikasi tidak membaca galeri atau berkas di perangkat Anda. Swafoto disimpan di peladen perusahaan dan dihapus otomatis setelah masa simpan yang ditetapkan perusahaan (bawaan 3 bulan). Catatan absensinya tetap ada, hanya fotonya yang dibuang.
4. Lokasi (GPS)
Titik lokasi presisi diambil hanya pada saat Anda menekan tombol absen, untuk memastikan Anda berada dalam radius lokasi kerja. Aplikasi juga mencatat bila perangkat melaporkan lokasi palsu (mock location). Aplikasi tidak meminta izin lokasi latar belakang dan tidak pernah melacak posisi Anda di luar momen absen.
5. Penanda Perangkat
Aplikasi membuat penanda acak sendiri yang ikut terkirim bersama setiap absen, agar HRD dapat melihat bahwa absen datang dari perangkat yang sama. Penanda ini bukan IMEI, nomor seri, atau ID iklan, dan hilang bila aplikasi dicopot.
6. Alasan Cuti & Catatan Absen
Alasan yang Anda tulis saat mengajukan cuti, serta alasan absen di luar lokasi (bila diizinkan HRD), disimpan bersama pengajuan atau catatan absensi tersebut untuk keperluan persetujuan dan rekap kehadiran.
7. Siapa yang Dapat Melihat
Data hanya dikirim ke peladen milik perusahaan dan tidak dibagikan ke pihak ketiga. Aplikasi tidak memuat layanan iklan, analitik, maupun pelacak pihak ketiga. Titik lokasi dan swafoto absen hanya dapat dibuka HRD; bagian keuangan yang menghitung gaji menerima rekap kehadiran, bukan lokasi maupun fotonya.
8. Keamanan Data
Seluruh komunikasi aplikasi dengan peladen dienkripsi (HTTPS). Akses dilindungi kredensial karyawan, dan token sesi disimpan di penyimpanan aman perangkat.
9. Permintaan Akses & Penghapusan Data
Karena akun dan data kepegawaian dikelola perusahaan, penghapusan tidak dapat dilakukan sendiri dari aplikasi. Untuk meminta salinan, koreksi, atau penghapusan data Anda (termasuk swafoto dan titik lokasi absen), ajukan permintaan ke tim HRD. Sebagian data, seperti catatan kehadiran dan slip gaji, dapat tetap disimpan selama diwajibkan kebijakan perusahaan atau peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku. Setelah hubungan kerja berakhir, akses akun Anda dinonaktifkan.
10. Kontak
Pertanyaan terkait privasi data dalam Aplikasi HRIS dapat disampaikan kepada tim HRD atau IT Support melalui jalur komunikasi internal perusahaan.